O setor de compras, antes visto como uma área de funções rotineiras que buscava apenas conseguir preços baixos, é hoje compreendido como parte diretamente integrante dos processos logísticos do segmento magistral, envolvendo as necessidades das empresas, seleção de fornecedores e negociações que garantam estoques inteligentes, preços atrativos somados a qualidade.

Dessa forma, o setor de compras não implica mais em apenas comprar ou adquirir, mas passou a ser parte estratégica das empresas que buscam competitividade e sucesso no mercado.

A habilidade do setor de compras influencia diretamente o sucesso financeiro da empresa, sendo mesmo uma ferramenta indispensável para o êxito nos negócios.

O estoque da farmácia afeta o custo de produção, podendo trazer problemas, como a necessidade de um maior controle, além de despesas com pessoal e sua manutenção. Dessa forma, o setor de compras deve exercer a importante função de monitorar os níveis de estoque para que estejam sempre em equilíbrio.

Gerenciar com excelência o setor de compra é ser especialista em produtos:

• Coordenar o fluxo de matérias-primas, embalagens, industrializados e demais produtos da empresa, de modo que não aconteça nenhum desabastecimento e também não haja nenhum excesso de estoque;
• Negociar políticas de abastecimento com os diversos fornecedores, a fim de assegurar qualidade, prazo e preço;
• Desenvolver fornecedores e capacitá-los para atender as exigências e padrões estabelecidos pela empresa;
• Avaliar o desempenho dos fornecedores por meio de indicadores e propor plano de ação se for necessário;
• Pesquisar o mercado fornecedor em busca de algo inovador;
• Analisar junto com outras áreas da farmácia a previsão de vendas, para garantir que as compras sejam feitas com números o mais próximo da realidade.
• Avaliar programação de compras de matérias-primas e embalagens garantindo o estoque dos principais produtos e um preço competitivo e rentável

O que você precisa saber para manter um estoque de excelência:

1. Ciclo de vida do produto

O Ciclo de Vida do Produto (CVP) é um modelo de como as vendas de um produto se comportam com o passar do tempo. Ele é utilizado como base para se tomar decisões em relação a um produto, por exemplo: devo investir em propaganda? Devo diminuir o preço? Devo sair deste mercado?

O Ciclo de Vida do Produto assume que todo produto passará por etapas definidas de seu lançamento até sua descontinuação:

Introdução, Lançamento, Maturidade e Declínio.

2. Curva ABC de produtos

A curva de experiência ABC é também conhecida como Análise de Pareto onde 80% dos nossos resultados estão relacionados com 20% dos nossos produtos. A Curva ABC auxilia na classificação dos itens em estoque de acordo com sua importância relativa.

• Produtos Curva A: São de alto giro e ocupam até 20% do estoque, garantindo 70% do faturamento;
• Produtos Curva B: produtos intermediários, com retorno e rotatividade médios, ocupando cerca de 30% do estoque e respondendo por até 20% do faturamento
• Produtos Curva C: itens menos importantes em termos de venda, correspondendo a até 70% do estoque e somente 10% do faturamento Estes itens podem variar em função das prioridades das farmácias nos percentuais descritos. Por isso, é preciso muita atenção na hora de realizar a análise.

É importante também que se levante a classificação ABC dos itens pelo valor mensal, isto é, o valor do consumo médio mensal, que é expresso da seguinte maneira: Valor Mensal = custo unitário x consumo médio mensal. Desta forma, o gestor saberá o impacto financeiro em suas decisões de compra como também fará a opção mais adequada para atendimento dos clientes. Com a utilização deste método, o processo de compra e conservação de matéria-prima será eficiente, serão reduzidos os pagamentos de fretes e haverá melhorias no abastecimento das filiais tanto de produtos acabados como de matéria-prima para a manipulação de produtos homeopáticos.

3. Custo do item comprado

É o custo de comprar ou produzir internamente uma unidade do produto final

O custo do pedido é a soma de todos os custos incorridos desde o momento em que o pedido é feito até o momento em que a mercadoria é estocada

Custo unitário de manutenção, relativo à estocagem de um determinado produto em um período de tempo, dividido em custo do capital e o custo de armazenagem

Custo de falta de estoques, associado à perda ou atraso da venda, perda da imagem e futuros negócios.

O serviço ao cliente inclui disponibilidade de estoques, rapidez na entrega, rapidez e assertividade no preenchimento de pedidos etc.

4. Tipos de estoque

• Estoque de matérias-primas
• Estoque de material de embalagens
• Estoque de produtos semi-acabados
• Estoque de produtos acabados

5. Pesquisa de Preço de mercado

Os produtos considerados da curva A (em torno de 50 matérias-primas) devem ter seus preços pesquisados em pelo menos três concorrentes a cada três meses. Os preços destes produtos devem ser acompanhados e alterados em função da pesquisa. Os preços da lista dos produtos da Curva A podem estar até 23 % mais caro que nos principais concorrentes. Acima deste percentual vale a pena um estudo mais apurado.

• Preço Mínimo ideal do medicamento manipulado: Acima de R$30,00
• Preço Médio ideal: Acima de 60,00

6. Como definir a compra de novos produtos

O mercado magistral tem disponibilizado muitos lançamentos simultâneos, o que não significa que temos de comprar todas as ofertas. Não podemos dar crédito ao mito de que médicos querem sempre novidades. Utilize sempre o bom senso!

Critério para definir a compra de novos produtos:

• Faça um “Plano de marketing para o produto”
• Avalie o ciclo de vida do produto que vai comprar
• Estime o quanto venderá no mês (fórmulas ou quilos) e evolução mensal de vendas
• Estabeleça metas de vendas: Unidades e R$
• Estabeleça a rentabilidade mínima para o produto
• Avalie como será produzido e o custo de produção
• Que garantia o fornecedor dará em relação ao estoque, evitando ter de descontinuar por falta do produto no mercado
• Avalie quais as especialidades médicas serão alvo do trabalho de visitação e a quantidade de médios que será envolvida para garantir um receituário que valha a pena o seu investimento
• Veja o prazo de vencimento do produto para evitar perda no estoque
• Avalie como será divulgado o produto e qual será o esforço promocional
• Programação de treinamento do novo produto para a visitação médica e vendedores de loja

Somente após a análise criteriosa dos itens acima você poderá decidir sobre a compra.

Muita cautela em feiras do segmento, evitando compras de ativos ou produtos por IMPULSO!

7. Como deve ser o estoque da farmácia

Dilema dos estoques:

• Manter níveis máximos e atender os clientes, sob o risco de maior aporte financeiro
• Manter quantidades mínimas para evitar imobilização dos recursos financeiros.

O sucesso financeiro da farmácia não depende apenas do volume geral de vendas, mas do quanto cada produto contribui para o seu lucro. Cada item vendido na farmácia contribui de alguma forma para o lucro geral. Conhecer esse dado é de extrema importância para o sucesso de seu trabalho.

Quanto comprar?

Para quanto tempo?

Quando comprar?

As empresas não podem imobilizar capital em grandes estoques, sob pena de sérios danos financeiros, além disso, é importante dimensionar a variedade dos itens em estoque, com atenção especial para matérias-primas mais caras e com vencimentos curtos.

Considerar a sazonalidade dos produtos também é um fator importante para reforçar o estoque de determinados medicamentos específicos para cada época.

Definição do volume de estoque

A Venda Média Semanal (VMS) é a quantidade média de saída de um produto na semana.

Estoque de segurança (mínimo) quantidade mínima do produto no estoque

= MVS X 2 + Quantos dias o fornecedor demora para entregar após o pedido

Portanto, a farmácia tem que ter a venda de duas semanas mais a venda estimada dos dias que o fornecedor demora para entregar.

Atualmente, a não ser que a frequência de abastecimento seja superior a uma semana, as farmácias não possuem estoques máximos de produtos acima de 30 dias de giro.

8. Previsão de compra

A previsão de demanda dos estoques pode se classificar em duas categorias:

1. Quantitativa: São as informações que podem ser medidas de forma objetiva. São resultados de relatórios, contagens, anotações e registros - feitos manualmente ou por computador. Baseiam-se em médias de consumo nos últimos períodos.
2. Qualitativa: São informações baseadas em tendências, sugestões de médicos, funcionários ou clientes, desejos, opiniões e sentimentos (portanto, são subjetivas)

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